Nowa regulacja prawna, wprowadzona przez RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Radny w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych) z  całą pewnością dostarczyła wielu bolączek pracodawcom. Zatrudniając chociażby jedną osobę stają się oni Administratorami Danych Osobowych z całym bagażem obowiązków i odpowiedzialności. Status ten pracodawcy mają już na etapie rekrutacji. W dzisiejszym artykule odpowiemy na jedno z głównych pytań wielu pracodawców- jakich danych mogę wymagać od kandydata do pracy a jakich od pracownika? Jak wygląda zgodny z RODO kwestionariusz osobowy?

Dane kandydata do pracy

Moment, w jakim dany przedsiębiorca staje się administratorem danych osobowych to etap rekrutacji. Kandydaci do pracy za sprawą przesyłanych w odpowiedzi na konkretne oferty zatrudnienia CV i listy motywacyjne, przekazują hipotetycznemu przyszłemu pracodawcy wachlarz informacji o sobie.

Każdy, prowadząc rekrutację, musi pamiętać by już w przedstawionej przez siebie ofercie zatrudnienia:

• Wypełnić obowiązek informacyjny

• Wskazać podania jakich danych wymaga z uwagi na obowiązujące przepisy, a jakich podanie jest dobrowolne dla kandydata

• Pomóc kandydatowi, poprzez podanie propozycji formuły wyrażającej zgodę na przetwarzanie (w zakresie danych przekazywanych dobrowolnie).

Zgoda kandydata w procesie rekrutacji może być dwojaka:

1. Dotyczyć jedynie konkretnego procesu rekrutacyjnego – np. wyrażam zgodę na przetwarzanie przez XYZ moich danych osobowych zawartych w przesłanym CV dla potrzeb niezbędnych do przeprowadzenia i realizacji procesu rekrutacji na stanowisko X, zgodnie z art. 6 ust 1 lit a RODO.

2. Dotyczyć także przyszłych ewentualnych rekrutacji – np. wyrażam zgodę na przetwarzanie przez XYZ moich danych osobowych zawartych w CV również na potrzeby przyszłych rekrutacji na stanowisko X, które będą miały miejsce w okresie roku.

Tworząc ofertę pracy, każdy pracodawca musi mieć na uwadze przepisy kodeksu pracy. Obecne brzmienie art. 22(1) wprost wskazuje podania jakich danych osobowych pracodawca ma prawo żądać  od kandydata do pracy:

• imię (imiona) i nazwisko;

• imiona rodziców;

• datę urodzenia;

• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

• wykształcenie;

• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

W zakresie podania tych danych – czy to w CV czy to już w kwestionariuszu dla kandydata do pracy- podstawą prawną przetwarzania jest obecnie art. 6 ust 1 lit f RODO- uzasadniony prawnie interes („ma prawo”). Nie jest koniecznym udzielenie zgody na przetwarzanie danych w tym zakresie. Dopiero w momencie podania danych ponad wskazany przepisem zakres (np. załączenie do CV zdjęcia) wymagana jest zgoda kandydata na przetwarzanie danych osobowych.

Dane pracownika

Zakres danych wskazanych jako możliwe do uzyskania od kandydata do pracy odnosi się także do pracowników już zatrudnionych. Ponadto, pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania także innych danych osobowych go dotyczących oraz  imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy oraz numeru PESEL.

Trzeba mieć na uwadze, że stosunek pracy jest złożoną relacją. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Przykładem mogą być obowiązki dokonania odpowiednich zgłoszeń i rozliczeń z NFZ i ZUS oraz kwestie podatkowe. W zakresie podania tych danych także istnieje inna podstawa prawna przetwarzania niż zgoda.

Dopiero gdy brak odpowiednich przepisów wskazujących wprost bądź z których wynika pośrednio potrzeba przetwarzania danych, podstawą do przetwarzania danych osobowych czy to kandydata czy to pracownika jest zgoda tej osoby wyrażona w sposób spełniający wymagania przewidziane w  RODO.

Projektowane zmiany w związku z RODO

Projektowana zmiana, tj. projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, dotyczyć będzie także kodeksu pracy i kluczowego dla dzisiejszego tematu art. 22(1). Zgodnie z projektowanymi zmianami, pracodawca będzie miał bowiem obowiązek żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko;

2. datę urodzenia;

3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4.  wykształcenie;

5. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

To samo dotyczy się zapisów odnoszących się do zbierania danych od pracownika.

Poza samym zakresem, kluczowa projektowana zmiana dotyczy użycia zamiast „ma prawo żądać”, słowa „żąda”. Bowiem przy przyjęciu zmian w tym kształcie podstawą prawną do przetwarzania będzie art. 6 ust 1 lit c RODO- obowiązek prawny.

Kwestionariusz osobowy

Wielu pracodawców ślepo podąża za wzorami kwestionariusza osobowego (dla kandydata do pracy jak i pracownika), które są załącznikami do Rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Załączniki wskazują, jak przykładowo powinien wyglądać kwestionariusz osobowych dla kandydata oraz dla pracownika. Zakres danych wskazanych w opracowanych wzorach nie jest równoznaczny z zakresem danych, jaki może być zbierany w ramach konkretnej rekrutacji czy  konkretnego zatrudnienia. W stosunku do kandydatów załącznik wskazuje na możliwość zbierania danych takich jak imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, obywatelstwo, miejsce zamieszkania, wykształcenie, przebieg zatrudnienia, dodatkowe zainteresowania i umiejętności. Załącznik będący kwestionariuszem osobowym dla pracownika wskazuje na przetwarzanie imienia i nazwiska, numeru PESEL, NIP, informacji o stanie rodzinnym, informacji szczegółowej o  powszechnym obowiązku obrony, dane osoby jaką należy zawiadomić w razie wypadku.

Kluczowym jednak jest fakt, że oba kwestionariusze mają od zawsze charakter pomocniczy. Wskazuje na to już samo wyżej wskazane rozporządzenie krajowe. Patrząc na opracowane wzory kwestionariuszy przez pryzmat RODO, stwierdzamy że w obecnym kształcie oba są po części niezgodne z unijnym prawem.

W związku z tym, każdy pracodawca powinien dla swoich potrzeb opracować własny wzór kwestionariuszy osobowych. Dla przykładu, informacja o zainteresowaniach powinna być opatrzona zgodą, a nadto rubryka ta powinna wyraźnie wskazywać że podanie tej informacji jest dobrowolne. To samo odnosi się do zakresu danych o powszechnym obowiązku obrony- wskazany w kwestionariuszu jest zbyt szeroki, a przepisy wskazujące na odpowiednie obowiązki zgłoszeniowe pracodawcy nie wymagają takiej szczegółowości.

Czy warto pochylić się nad kwestionariuszami i zakresem danych zbieranych od kandydatów i pracowników?

Z całą pewnością tak! Każdy pracodawca musi mieć bowiem na uwadze wynikającą z RODO zasadę minimalizacji danych i ich adekwatności co do wyznaczonego celu przetwarzania. Naruszenie samej zasady może być bowiem odczuwalne dla pracodawców – za sprawą kar administracyjnych.

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.