Kwestia możliwości przeprowadzania testów osobowościowych pracownikom rekrutowanym w Polsce jest bardzo krytykowana. Podczas przeprowadzania testów osobowościowych może dojść bowiem do pozyskania danych osobowych szczególnej kategorii. Niektóre testy mogą ujawniać nie tylko informacje o cechach kandydatów pożądanych na danym stanowisku pracy, lecz także informacje osobiste, do których pracodawca nie powinien mieć dostępu. Mogą na przykład zdradzać dane o jego stanie zdrowia, poglądach, życiu prywatnym. Istnieje jednak grono pracodawców, które nie wyobraża sobie przyjmowania do pracy kandydatów na stanowiska kierownicze bez przeprowadzenia takich testów. W poniższym artykule chcielibyśmy przybliżyć Państwu trochę to zagadnienie.
Do czasu wejścia w życie RODO wielu pracodawców wykorzystywało testy osobowościowe w procesie rekrutacji, w szczególności jak już zostało wspomniane w zakresie stanowisk kierowniczych. Niemniej jednak już na gruncie uprzedniej ustawy 1997 r. o ochronie danych osobowych GIODO wypowiadał się, że wykonywanie testów psychometrycznych kandydatów do pracy jest niedopuszczalne ze względu na związek z koniecznością badana stanu psychicznego danej osoby. W jednej ze swoich decyzji GIODO wskazał, że psychometria „jest działem psychologii zajmującym się zagadnieniami związanymi z pomiarem (ilościowym opisem) zjawisk i procesów psychologicznych”. Ze względu na to, że badane są cechy osobowości, predyspozycje i motywacje nie można uznać, że są to dane zwykłe [1]. Ponadto w jednym ze swoich rocznych sprawozdań GIODO wskazał, że w wyniku przeprowadzonych w 2009 kontroli nakazał usunięcie i zaprzestanie zbierania danych osobowych obejmujących m.in. dane kandydatów do pracy pozyskane w wyniku przeprowadzenia za pomocą systemu informatycznego testów określających przydatność do wykonywania pracy.
A jak to wygląda po wejściu RODO. Ani Ogólne rozporządzenie o ochronie danych, ani Polska ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych nie regulują wprost kwestii dopuszczalności stosowania w rekrutacji testów osobowościowych. Przepisy RODO dają jednak Państwom Członkowskim możliwość zawarcia w swoich przepisach bardziej szczegółowej regulacji zapewniającej ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, w szczególności w odniesieniu do przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych lub danych dotyczących zdrowia. W tym miejscu należy przyjrzeć się więc przepisom Kodeksu pracy. Obecnie pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Przy czym pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w pkt 4-6, tylko wtedy gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 22(1) § 1 i 2 k.p.). Zatem tylko co do powyższych danych pracodawca ma obowiązek prawny ich przetwarzania.
Polski ustawodawca dopuścił wprawdzie do przetwarzania innych danych osobowych za zgodą kandydata, lecz pod pewnymi warunkami. Zgodnie bowiem z przepisem art. 22(1a) k.p. zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione wyżej, z wyjątkiem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa. Niemniej jednak brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia.
Przetwarzanie na podstawie zgody dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Natomiast zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych szczególnej kategorii (tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia – rozumianego zarówno jako dane osobowe o zdrowiu fizycznym, jak i psychicznym osoby fizycznej, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Przyjmuje się, że przetwarzanie danych o zdrowiu jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego na niego przepisami prawa. Dlatego też przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających dane osobowe o stanie zdrowia osoby niepełnosprawnej jest dobrowolne (art. 2b ust. 2 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych). Z uwagi na to, że zgoda powinna być udzielana dobrowolnie, to taka regulacja kwestii wyrażania zgody w prawie pracy, ma zabezpieczyć kandydatów na pracowników i pracowników przed nadużyciami ze strony pracodawców. Zatem nawet jeśli uznać, że podczas takiego testu osobowościowego przetwarzane były by wyłącznie dane zwykłe to w przypadku braku zgody kandydata na przeprowadzenie testu osobowościowego, pracodawca nie ma prawa odrzucić danego kandydata z tego powodu. Naruszałoby to i tak wątpliwą dobrowolność zgody na przetwarzanie danych w stosunkach pracowniczych.
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie wypowiedział się jeszcze bezpośrednio w zakresie stosowania testów osobowościowych. Wskazówką w tej kwestii może być jednak treść poradnika UODO dotyczącego ochrony danych osobowych w miejscu pracy. Na pytanie czy pracodawca może przetwarzać szczególne kategorie danych w odpowiedzi jako przykład takiej sytuacji wskazano policjantów, których „postępowanie kwalifikacyjne, składa się m.in. z testu sprawności fizycznej, testu psychologicznego oraz ustalenia zdolności fizycznej i psychicznej do służby w policji.” [2]. Powyższa odpowiedź naszym zdaniem sugeruje postrzeganie testów psychologicznych jako zawierających szczególne kategorie danych. Przyglądając się dalej regulacji zawartej w ustawie o Policji należy wskazać, że przeprowadzenie testów psychologicznych jest wręcz obowiązkiem, co w konsekwencji może prowadzić do wniosku, że w przypadku testów osobowościowych powinna być stosowana zasada jak przy uzyskiwaniu przez pracodawców informacji od kandydata o jego karalności. Jeśli przepis nie przewiduje takiej możliwości, to nie możemy przetwarzać takich danych nawet za zgodą kandydata na pracownika.
[1] Wyrok WSA z siedzibą w Warszawie z dnia 18 grudnia 2008 r. II SA/Wa 1131/08, Legalis 261564
[2] Ochrona danych osobowych w miejscu pracy Poradnik dla pracodawców, https://www.uodo.gov.pl/pl/383/545
Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.
