Żyjemy w świecie, w którym elektroniczny proces tworzenia i obiegu dokumentów czy wymiany informacji zaczyna być dominującą formą zarówno na polu życia zawodowego jak i prywatnego. „Papierologia” nadal jest jednakże w zasadzie wszechobecna i ciężko wyobrazić sobie, iż zostanie całkowicie wyparta formą elektroniczną, a obrazem naszej codzienności są „uginające” się pod ciężarem teczek regały oraz „zalane” stosem dokumentów biurka. W tym miejscu zwracamy oczywiście honor herosom, którzy wykazują się permanentnie błyszczącym biurkiem z minimalną ilością dokumentacji🙂🙂🙂Na szczęście pomyślano o pozostałych osobach ustanawiając Dzień Sprzątania Biurka, które co roku przypada w drugi poniedziałek stycznia, zatem w tym roku jest to 8 stycznia 2018 r.[1]
Wyznaczenie takiego terminu nie jest przypadkiem. Jest to bowiem okres noworoczny, który w zasadzie wszyscy, z mniejszym lub większym zapałem traktujemy jako okres rozpoczęcia nowego rozdziału w życiu (w myśl powszechnie powtarzanego co rok hasła: „Nowy Rok, Nowy/-a Ja” 🙂). Z uwagi na wejście w życie RODO warto w tym roku w szczególności potraktować ten dzień nie tylko jako ciekawe i nietypowe „święto”, ale także jako wyznacznik rozpoczęcia intensywnych działań przygotowawczych do nowych przepisów – zaczynając od uporządkowania biurek w myśl zasady czystego biurka 🙂
Czym w zasadzie jest zasada czystego biurka?
Z ostrożności wyjaśniam, iż pod pojęciem tej zasady na gruncie ochrony danych osobowych kryje się więcej niż kwestia zachowania czystości. Co prawda pozytywne zaliczenie testu „białej rękawiczki” jest jak najbardziej wskazane, jakkolwiek to nie w tym kierunku zmierza ta zasada. Zasada ta, przyjęta w naszym kraju w ślad za wzorami amerykańskimi, sprowadza się do tego, iż nie należy pozostawiać żadnych dokumentów zawierających dane osobowe podczas nieobecności przy stanowisku pracy – dotyczy to zarówno chwilowej absencji jak i zakończenia dnia pracy, z którego upływem wszelkie takie dokumenty powinny trafić do szuflady zamykanej na klucz. Co prawda, w praktyce to dosyć uciążliwy zabieg, ale zarazem także niezwykle istotny z punktu widzenia ochrony danych osobowych.
Nie tylko biurko
Warto zadbać nie tylko o biurko. W praktyce ukształtowała się także zasada czystego ekranu, zgodnie z którą, minimalną ochronę zapewnia ustawiony, włączający się automatycznie po zdefiniowanym okresie bezczynności użytkownika wygaszacz ekranu monitora, a wznowienie pracy komputera jest możliwe wyłącznie po podaniu odpowiedniego hasła. Najbardziej pożądanym działaniem jest oczywiście każdorazowe wylogowanie się z systemu. Pamiętać należy także o tym, aby ekran monitora był ustawiony w taki sposób, aby żadne nieuprawnione i niepowołane oczy nie mogły zapoznać się z wyświetlaną przez niego treścią🙂
Reguły postępowania wynikające z powyżej opisanych zasad zawarte są w obecnie obowiązujących przepisach, a zasadność ich stosowania na gruncie RODO pozostanie jak najbardziej aktualna. Warto zatem już od dziś ustanowić je jako jedne z najważniejszych zasad w ramach prowadzonego przedsiębiorstwa i pamiętać o nich nie tylko „od święta”🙂Życzymy zatem Tobie jak i Twoim współpracownikom, drogi Administratorze, czystego biurka i ekranu na starcie jak i przez cały 2018r.! 🙂
Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.
[1] https://www.kalbi.pl/dzien-sprzatania-biurka – stan na dzień 8 stycznia 2018 r.
