W ostatnich dniach zmieniło się stanowisko Ministerstwa w zakresie tego, do kiedy należy ustanowić procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Do niedawna stanowisko Ministerstwa było takie, że procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna obowiązywać już 25 września 2024 r., co prowadziło do wniosku, że prace nad procedurą należy prowadzić jeszcze w okresie vacatio legis ustawy, czyli przed jej wejściem w życie. Na tej podstawie, 6 września 2024r. stało się datą, kiedy najpóźniej należało rozpocząć konsultacje procedury, aby zdążyła ona wejść w życie 25 września. Było to dyskusyjne podejście, bo wymagało ono prowadzenia konsultacji procedury bez podstawy prawnej – jeszcze przed wejściem w życie ustawy. Ale skoro takie było oficjalne stanowisko Ministerstwa, to nie pozostało nic tylko faktycznie prowadzić je w okresie vacatio legis ustawy, bo istniało ryzyko odpowiedzialności wykroczeniowej i karnej już od 25 września w przypadku nieposiadania obowiązującej procedury.

Spór w przestrzeni publicznej wynika z nagłego zwrotu w tej sprawie w postaci zmiany stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Jakie jest nasze zdanie w tej sprawie?

Powodem tego zamieszania jest błędna treść ustawy, która określa jedynie, że ustawa wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od dnia jej ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, czyli w dniu 25 września 2024 r. W ustawie brakuje przepisów przejściowych, które określałyby termin na ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych, który byłby np. liczony od dnia wejścia w życie ustawy. Ten błąd sygnalizowany był w toku konsultacji projektu ustawy, ale uwagi te nie zostały wówczas uwzględnione. W związku z taką treścią ustaw, w praktyce na początku przyjęto, że procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna obowiązywać już 25 września 2024 r., co prowadziło do wniosku, że prace nad procedurą należy prowadzić jeszcze w okresie vacatio legis ustawy, czyli przed jej wejściem w życie. Takie stanowisko zajęło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podczas oficjalnej konferencji online <LINK czwarta sesja Q&A, 21min40s>. Takie rozwiązanie budzi wątpliwości, gdyż tym samym wymaga się od podmiotów prawnych, aby konsultowały procedurę, czy ogłaszały ją, w zasadzie bez podstawy prawnej – skoro do 25 września ustawa jeszcze nie obowiązuje.

Na początku sierpnia Ministerstwo nieoczekiwanie zmieniło stanowisko i w odpowiedzi na pytania „Dziennika Gazety Prawnej” wskazało, że procedura może zacząć działać w przedsiębiorstwie dopiero z początkiem 2025 r. <LINK>. Wynika to z tego, że dopiero wtedy pracodawca może po raz pierwszy zweryfikować stan zatrudnienia u siebie. Wdrożyć procedurę powinien, jeśli ustali, że zatrudnia co najmniej 50 osób. Zgodnie z ustawą zgłoszenia wewnętrzne obowiązany jest bowiem przyjmować podmiot prawny, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (z pewnymi wyjątkami).

Dodatkowo, dopiero co pojawiła się kolejna wypowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, tym razem nieco bardziej oficjalna, bo w postaci pisma kierowanego do Konfederacji Lewiatan w odpowiedzi na jej pytanie dot. terminu wprowadzenia procedury wewnętrznej. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa:

„Powołana ustawa wchodzi w życie w dniu 25 września br. (z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które wejdą w życie w dniu 25 grudnia br.). Z uwagi na fakt, iż obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów prawnych, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (art. 23 ust. 1 ww. ustawy), podmioty prawne powinny w dniu 1 stycznia 2025 r. oszacować ostateczną liczbę osób wykonujących na ich rzecz pracę zarobkową, i w przypadku osiągnięcia liczby co najmniej 50 takich osób, przystąpić do realizacji obowiązków nałożonych ustawą (tj. podjąć działania zmierzające do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych). Powyższe nie wyklucza natomiast dobrowolnego przyjęcia procedury wcześniej (tj. przed 1 stycznia 2025 r.).”

Jak widać Ministerstwo próbuje naprawić błędy ustawy komunikatami w mediach. Powoduje to tylko niepotrzebny chaos informacyjny. Taka interpretacja nie wynika też bezpośrednio z treści ustawy. W naszej ocenie z samego przepisu ustawy, iż stan zatrudnienia weryfikowany jest na dzień 1 stycznia i 1 lipca, nie sposób wprost wywodzić, że procedury można ustalić dopiero 1.01.2025 r. Ponadto Ministerstwo nie precyzuje, czy 1.01.2025 r. procedura powinna już obowiązywać, czy tego dnia należy dopiero wyliczyć stan zatrudnienia i rozpocząć dopiero prace nad procedurą.

Dlatego naszym zdaniem do wypowiedzi Ministerstwa należy podchodzić z dużą rezerwą. Niezależnie od stanowiska Ministerstwa rekomendujemy, aby już teraz – od 25 września – wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Nie można bowiem wykluczyć, że wkrótce nie dojdzie do kolejnej zmiany poglądu Ministerstwa, a ponadto inne zdanie może też mieć Państwowa Inspekcja Pracy, policja, czy sądy. To wiąże się niestety z drugiej strony z koniecznością konsultacji procedury jeszcze przed wejściem w życie ustawy, co jest niezgodne z kanonami prawa, ale naszym zdaniem nie niesie to aż takiego wysokiego ryzyka, jak nieustanowienie procedury w terminie.

Niestety taki wybór daje nam ta wadliwa ustawa – albo czekamy do 1 stycznia 2025 r. żeby obliczyć stan zatrudnienia i dopiero wtedy rozpocząć prace nad procedurą, narażając się na odpowiedzialność za nieustalenie procedury w terminie, albo wprowadzamy procedurę tak, aby obowiązywała już od 25 września 2024 r., ale tu narażamy się na zarzut, że konsultacje i ogłoszenie procedury miały miejsce jeszcze przed wejściem w życie ustawy, czyli bez podstawy prawnej.

Można też rozważyć rozpoczęcie konsultacji procedury w dniu 25 września tak, aby procedura weszła w życie jak najszybciej po wejściu w życie ustawy (10 dni konsultacji i 7 dni vacatio legis procedury, czyli 14 października procedura powinna wejść w życie). Tu znowu jest ryzyko zarzutu, że pomiędzy 25 września, a wejściem w życie procedury, naruszone były przepisy ustawy, gdyż nie funkcjonował system zgłoszeń wewnętrznych. Jednak ryzyko to nie powinno być wysokie mając na uwadze, że będzie to zaledwie kilkanaście dni „opóźnienia”.

Autorka artykułu: Radca prawny Marta Trzeciak z zaprzyjaźnionego Bloga Labor-atorium Prawa Pracy