Rozpoczęcie roku szkolne coraz bliżej. Niedługo dzieci w całym kraju powrócą do szkolnych ławek by zaspokoić głód wiedzy. Dla administratorów danych osobowych przetwarzanych w placówkach oświatowych nie powinien być to pierwszy sygnał do wprowadzenia zmian w procedurach. Stosowanie RODO rozpoczęło się bowiem już przed przerwą wakacyjną. Czy szkoła wraz z pierwszym września jest gotowa na administrowanie danymi dzieci ? O czym administrator musi wiedzieć przed pierwszym dzwonkiem ?

Zbiory danych w szkole

Proces kształcenia wymaga od placówki oświatowej przetwarzania danych osobowych. Nie da się bowiem wyobrazić szkoły bez podstawowego zbioru danych jakim jest dziennik lekcyjny. Nauczyciel przetwarza w nim bowiem dane osobowe uczniów, takie jak imiona i nazwiska, numer, oceny z poszczególnych przedmiotów, uwagi dotyczące zachowania. Wszystkie te informacje są przetwarzane w celach kształcenia ucznia.

Dziennik to jedynie przykład zbioru danych jaki można spotkać w szkole. Innymi dla placówek oświatowych zbiorami są między innymi:

• Listy pracowników

• Księga ewidencji dzieci

• Księga uczniów

• Księgi arkuszy ocen

Obecnie zbiory danych osobowych przez szkoły są prowadzone zarówno tradycyjnie jak i elektronicznie, a to za sprawa funkcjonujących od kilku lat e-dzienników.

Szkoła przetwarza w swoich licznych zbiorach nie tylko dane osobowe uczniów do niej uczęszczających. Z pewnością każda szkoła nie uniknie przetwarzania danych osobowych pracowników, w tym głownie nauczycieli- przetwarzanych w związku z procesem zatrudnienia.

Wraz z danymi dziećmi, z uwagi władze rodzicielską, szkoła nie uniknie także przypadków przetwarzania danych osobowych rodziców uczących się w niej dzieci.

Administratorem szkoła czy dyrektor ?

Administrator, czyli podmiot który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych. W przypadku szkoły trzeba sięgnąć dalej niż same przepisy Rozporządzenia Unijnego. W tym przypadku decydują przepisy sektorowe dotyczące oświaty. Co do zasady status administratora posiada szkoła lub inna placówka oświatowa.

Tym samym administratorem danych uczniów, rodziców, nauczycieli, pracowników szkoły jest ten kto decyduje o celach i sposobach przetwarzania tych danych – czyli szkoła, którą reprezentuje dyrektor.

Obowiązki szkoły w związku z RODO

Szkoła, jak każdy inny administrator, musi przestrzegać Rozporządzenia unijnego i odpowiednio chronić dane osobowe. Wraz ze stosowaniem RODO, szkoła musi pamiętać aby między innymi :

1. Wypełnić obowiązek informacyjny wobec osób, których dane przetwarza;

2. Zabezpieczyć dane osobowe poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych;

3. Prowadzić rejestr czynności przetwarzania;

4. Respektować prawa osób, których dane dotyczą;

5. Wyznaczyć inspektora ochrony danych osobowych- szkoły publiczne będące jednostkami budżetowymi zobowiązane są do wyznaczenia IOD oraz zawiadomienia o tym fakcie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;

6. Zawrzeć umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z podmiotami, którym powierza przetwarzanie danych osobowych.

Monitoring w szkole

Nową, uchwaloną 10 maja 2018 r., ustawą o ochronie danych osobowych znowelizowano przepisy sektorowe dotyczące monitoringu wizyjnego stosowanego przez pracodawców, placówki oświatowe oraz jednostki samorządu terytorialnego. Weszły one w życie 25 maja 2018 r., a więc w dniu rozpoczęcia stosowania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, czyli RODO.

W ustawie prawo oświatowe, art 108 a reguluje kwestię monitoringu stosowanego na terenie szkoły.

Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochrony mienia dyrektor szkoły lub placówki, w uzgodnieniu z organem prowadzącym szkołę lub placówkę oraz po przeprowadzeniu konsultacji z radą pedagogiczną, radą rodziców i samorządem uczniowskim, może wprowadzić szczególny nadzór nad pomieszczeniami szkoły lub placówki lub terenem wokół szkoły lub placówki w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Tym samym podstawą prawną dla stosowania monitoringu w szkole jest art. 6 ust 1 lit f RODO – uzasadniony prawnie interes administratora.

Zastosowany w szkole monitoring nie powinien jednak być wykorzystywany do nadzoru jakości wykonywania pracy przez pracowników. Ponadto monitoring nie będzie obejmował:

• pomieszczeń, w których odbywają się zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze,

• pomieszczeń, w których uczniom jest udzielana pomoc psychologiczno-pedagogiczna, pomieszczeń przeznaczonych do odpoczynku i rekreacji pracowników,

• pomieszczeń sanitarnohigienicznych, gabinetu profilaktyki zdrowotnej, szatni i przebieralni,

chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne ze względu na istniejące zagrożenie dla realizacji celu (zapewnienie bezpieczeństwa) i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych uczniów, pracowników i innych osób, w szczególności zostaną zastosowane techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Dyrektorzy szkoły muszą jednak pamiętać o tym, że nagrania z monitoringu będzie można przechowywać jedynie przez 3 miesiące. Po tym czasie nagranie trzeba usunąć, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Ponadto dyrektor szkoły informuje uczniów i pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty w danej szkole, nie później niż 14 dni przed jego uruchomieniem.

Przetwarzanie danych w procesie rekrutacji do szkoły

Każde dziecko objęte jest powszechnym obowiązkiem nauki. Uczniowie do publicznych placówek przyjmuje się po przeprowadzeniu postępowania rekrutacyjnego, z wyjątkiem klas I, gdzie dzieci przyjmuje się wedle kryterium zamieszkania w obwodzie danej szkoły.

W toku postępowania rekrutacyjnego rodzice zobowiązani są do złożenia stosownych wniosków wraz z załącznikami. Art 150 i 151 prawa oświatowego wprost wskazuje jaką treść musi posiadać wniosek. Przykładowo trzeba podać:

• imię i nazwisko

• data urodzenia

• PESEL

• adres zamieszkania

• informację o prawomocnym wyroku sądu rodzinnego orzekającego rozwód lub separację

• akt zgonu

• oświadczenie o samotnym wychowywaniu dziecka

• oświadczenie o dochodzie na osobę w rodzinie kandydata

Tym samym dane zbierane w toku rekrutacji ucznia dotyczą nie tylko  jego samego, ale także jego rodziców, jak i stanu rodzinnego. Szkoły w tym zakresie nie mogą jednak zapominać o obowiązku informacyjnym, jaki należy wypełnić wobec ucznia i rodzica.

Szkoły w procesie rekrutacji zobowiązane są także do publikacji listy kandydatów zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych oraz przyjętych i nieprzyjętych, co wynika z art 157 ust 2 pkt 2, art 158 ust 1,3 i 4 prawa oświatowego. Listy zawierają imiona i nazwiska oraz informację o zakwalifikowaniu bądź nie. Przepisy wprost wskazują formę w jakiej dokonuje się publikacji list oraz okres publikacji. Przykładowo publikacja na stronie internetowej jest niedopuszczalna.

Dane przetwarzane przez pielęgniarkę szkolną.

Uczniowie zgodnie z przepisami są objęci podstawową opieką zdrowotną. Placówki oświatowe zawierają więc porozumienia z podmiotami leczniczymi. Pielęgniarka przy tym nie jest pracownikiem szkoły i nie podlega służbowo pod dyrektora. Obowiązkiem dyrektora szkoły jest zapewnienie dostępu do opieki zdrowotnej. Kwestia jego wykonania, a w tym także obowiązek właściwego przechowywania dokumentacji medycznej ciąży na podmiocie świadczącym opiekę zdrowotną w szkole.

Udzielanie informacji o uczniach przez telefon

Występowanie nagłych sytuacji w szkołach to raczej pewność. Szkoły powinny w takich sytuacjach być przygotowane na przekazywanie przez telefon informacji o dziecku jego prawnemu opiekunowi. Udzielenie podstawowej informacji jak chociażby informacji gdzie przebywa dziecko, bądź o zdarzeniach z jego udziałem na podany przez rodzica telefon jest zgodne z prawem. Ponadto udzielanie informacji o np. pobycie dziecka w szpitalu znajduje podstawę prawną w art 9 ust 2 lit c RODO- jest to bowiem niezbędne do ochrony żywotnych interesów dziecka.

Niemniej jednak szkoły muszą być wyczulone na telefoniczne udzielanie informacji. Zawsze należy potwierdzić tożsamość rodzica przed podaniem jakichkolwiek informacji.

Dane osobowe uczniów na terenie szkoły, konkursy i zdjęcia szkolne nadal możliwe?

Podstawowym zadaniem szkoły jest wspieranie dziecka w rozwoju naukowym i artystycznym. Wyróżnianie uczniów poprzez umieszczanie na tablicach na terenie szkoły informacji o ich osiągnięciach  oraz publikacja ich prac wraz z podpisem dziecka nie wymaga, w ocenie Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zgody rodzica. Takie przetwarzanie danych jest związane z realizacją zadania szkoły realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust 1 lit e RODO). Zgoda rodzica będzie wymagana już w przypadku publikacji zdjęć dziecka.

E-dziennik

Prowadzenie elektronicznego dziennika odbywa się na podstawie rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Paragraf 21 rozporządzenia daje możliwość prowadzenia dziennika w postaci elektronicznej.

Oczywiście korzystanie z tej możliwości wiąże się nieodzownie ze współpracą z zewnętrznym dla szkoły podmiotem z dziedziny informatyki. Wymaganym jest więc zawarcie z dostawcą oprogramowania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych .
 

Sprawdzian czeka więc nie tylko uczniów ale także i placówki oświatowe. Ciekawe czy każda polska szkoła odrobiła wakacyjne zadanie i wdrożyła RODO.

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.