Coraz bliżej Święta. Choinki w wielu domach i biurach już są gotowe. Czuć powoli zapach wigilijnej wieczerzy. W tym okresie przedświątecznej gorączki wielu administratorów danych zadaje sobie pytanie- czy można nadal kontynuować tradycję wysyłania życzeń świątecznych do  członków swoich rodziny, klientów bądź kontrahentów? W te Święta z pomocą pośpieszył Urząd Ochrony Danych Osobowych wydając wyjaśnienia na ten temat 😊.

Przed dylematem zapewne nie stoją administratorzy wysyłający kartki świąteczne na ogólne adresy spółek, kierując życzenia do całej organizacji danego klienta lub kontrahenta. Brak danych osobowych to brak obowiązku stosowania RODO 😊

RODOproblem pojawia się gdy listy ze świątecznymi życzeniami adresuje się bezpośrednio do osób fizycznych bądź przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. Warto bowiem przypomnieć, że ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) ma zastosowanie do osób fizycznych, ale także do osób prowadzących działalność gospodarczą 😊.

Tradycja a RODO

Przesyłanie życzeń świątecznych prywatnie pomiędzy członkami rodziny lub znajomymi ma charakter osobisty, prywatny i domowy. W tym zakresie RODO nie ma zastosowania (Święta uratowane😊)

Sytuacja zmienia się gdy kartki świąteczne wysyłamy do klientów lub kontrahentów organizacji. Ten miły, świąteczny gest niesie bowiem za sobą obowiązki wynikające z RODO.

Bez cienia wątpliwości przy okazji składania życzeń świątecznych i przy wypisywaniu kartek dochodzi do przetwarzania danych osobowych adresatów –ich imion, nazwisk, adresów zamieszkania, adresów poczty elektronicznej. Rzecz jasna wysyłanie kartek świątecznych nie jest zakazane prawem. To przecież powszechnie akceptowane działanie, a w niektórych kręgach i relacjach wręcz pożądane – i to także w biznesie.

Niemniej jednak świąteczny klimat nie zwalnia administratora z wywiązywania się z obowiązków wynikających z RODO. Dlatego również proces wysyłania kartek świątecznych oraz prezentów powinien być przez administratorów właściwie zaplanowany. Wiele spółek korzysta w tym zakresie także ze stworzonych już baz klientów, nierzadko wypełniając koperty o dane adresowe w sposób zautomatyzowany i masowy. Lepiej zawczasu wypełnić wszystkie nałożone przez Rozporządzenie na administratorów obowiązki, by uniknąć poświątecznej kary administracyjnej.

Jaka podstawa przetwarzania?

Każde przetwarzanie danych osobowych musi mieć oparcie w podstawie prawnej. W przypadku wysyłki życzeń świątecznych podstawa prawna niekoniecznie musi być jedna.

• Może to być bowiem zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO- może być wyrażona choćby wtedy, gdy klient czy kontrahent zgodził się na otrzymywanie korespondencji pocztą. Wyrażona w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwalając tym samym na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

• Może być to również prawnie uzasadniony interes administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO- jako utrzymywanie dobrych relacji biznesowych z klientami.

Obowiązek informacyjny ?

Urząd Ochrony Danych Osobowych nie ma wątpliwości. Bez znaczenia czy wysyłamy kartki na podstawie zgody czy tez na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, administrator musi spełnić obowiązek informacyjny wobec swoich kontrahentów (art. 13 RODO).

Wydawać się to może lekko absurdalne, jednak obowiązek ten wynika wprost z RODO. Takie również jest stanowisko UODO. Podkreślić trzeba że obowiązek ten nie dotyczy sytuacji, w których osoby, których dane dotyczą zostały już wcześniej poinformowane o tym, że ich dane będą przetwarzane również w tym celu.

Wesołych Świąt !

Redakcja RODOkompasu korzysta więc ze sposobności i przesyłamy Wam Drodzy Czytelnicy kartkę świąteczną stworzoną wspólnie przez małe pociechy Wspólników i Prawników Kancelarii Ostrowski i Wspólnicy 😊

Wesołych, rodzinnych i  Świąt !

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.