RODO weszło w życie i „grozi” niemal na każdym kroku 🙂 Świadomość przedsiębiorców i osób prywatnych także niezwykle wzrosła jeżeli chodzi o ochronę prywatności. Powszechną praktyką jest jednakże nadal kserowanie czy skanowanie dowodów osobistych. Czy takie działanie jest zgodne z prawem?
Reguła: kopiowanie dowodów nielegalne
RODO nie zakazuje wprost kserowania dowodów osobistych, jednakże obliguje administratorów do wykorzystywania danych wyłącznie niezbędnych do wyznaczonego celu w myśl tzw. zasady minimalizacji. W praktyce oznacza to zatem, że pozyskiwanie ksera dowodów osobistych należy uznać co do zasady za zakazane. W treści dowodu znajduje się bowiem wiele danych, które będą nadmiarowe w stosunku do wyznaczonych celów przetwarzania. Na uwagę zasługuje także osobna kwestia: BEZPIECZEŃSTWO. Ostatnio w mediach było głośno o przejętych kontach na portalach społecznościowych w związku przesłaniem skanu dowodu osobistego. Kopia dokumentu osobistego może posłużyć także w celu uzyskania kredytu czy pożyczki przez osobę, która podszywa się pod czyjąś tożsamość. W sytuacji, gdy ktoś wymaga od nas ksera czy skanu dowodu powinna zatem zapalić się w naszych głowach czerwona lampka: „po co komuś jest potrzebna kopia mojego dowodu i czy to bezpieczne?”
Wyjątek: przepisy prawa
Jeszcze zanim RODO rozpoczęło swoje obowiązywanie, kwestia kopiowania dowodów osobistych była sporym polem dyskusji. GIODO (poprzednik PUODO) konsekwentnie krytycznie oceniało takie praktyki i wskazywało na ich niezgodność z przepisami z zakresu ochrony danych. Polski parlament uznał w związku z tym, iż pewne rodzaje działalności zasługują na „otwarcie furtki”. I tak na przykład sektor bankowy otrzymał możliwość kopiowania dowodów osobistych. Znowelizowano przepisy prawa bankowego, do którego dodano art. 112a zgodnie z którym: „banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych”.
Wniosek jest zatem prosty: bądźmy czujni, gdy ktoś żąda od nas ksera czy skanu dowodu. Jeżeli nie mamy pewności, czemu mają służyć kopie dowodów osobistych, zapytajmy. Administrator powinien wyczerpująco udzielić informacji, w jakim celu żąda od nas kopii. Jeżeli jego wytłumaczenie będzie nieuzasadnione bądź w ogóle tego nie uczyni, uciekajmy gdzie pieprz rośnie i skorzystajmy z usługodawcy który nie żąda ksera czy skanu dowodu. Miejmy także na uwadze to, iż w pewnych przypadkach przepisy prawa upoważniają do zbierania takich danych. Są to jednakże wyjątkowe i nieliczne przypadki. Administratorzy powinni z kolei przeanalizować stosowane przez siebie praktyki i usunąć kopie dowodów osobistych jeżeli nie przemawiają za tym uzasadnione prawnie względy.
Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.
