Z jednej strony umieszczenie wymaganych prawem danych osobowych w dokumentacji projektowej jest konieczne. Z drugiej strony mamy RODO, które zobowiązuje nas do minimalizacji danych. Z kolei dokumentacja taka podlega obowiązkowemu publicznemu ujawnieniu na podstawie przepisów regulujących zamówienia publiczne czy prawo do informacji publicznej. Czy można zatem zjeść ciastko i mieć ciastko?
Co na to przepisy?
Projekty budowlane i wykonawcze powinny być sporządzane zgodnie z wymogami wynikającymi z ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane oraz rozporządzenia Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 25 kwietnia 2012 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego. Z przepisów tych wynika m.in., iż projekt budowlany musi zawierać imię, nazwisko, numer uprawnień, specjalność i podpis projektanta oraz imiona i nazwiska osób posiadających uprawnienia budowlane do projektowania w odpowiedniej specjalności opracowujących poszczególne części projektu budowlanego wraz z określeniem zakresu ich opracowania, specjalności i numeru posiadanych uprawnień budowlanych oraz datę opracowania i podpisy, a jeżeli projekt architektoniczno-budowlany podlega sprawdzeniu, na stronie (stronach) tytułowej należy zamieścić imiona i nazwiska osób sprawdzających projekt wraz z podaniem przez każdą z nich specjalności i numeru posiadanych uprawnień budowlanych, datę i podpisy. Nadto, na rysunkach wchodzących w skład projektu budowlanego należy umieścić metrykę projektu zawierającą imię i nazwisko projektanta (projektantów), specjalność i numer uprawnień budowlanych. Z przykładowo podanych przepisów wynika zatem, iż w zakresie wynikającym z przepisów prawa, projekty sporządzone na potrzeby inwestycji obligatoryjnie powinny zawierać określone prawem dane osobowe.
Zgodnie z art. 31 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych opis przedmiotu zamówienia następuje za pomocą ww. dokumentacji oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych. Nadto, z uwagi na przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej, podmioty wykorzystujące środki publiczne są zobowiązane do udostępniania jej treści. Art. 5 ust. 1 lit. a i c RODO wskazuje natomiast, iż dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”) oraz adekwatne, stosowne oraz ograniczone co do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”).
Przepisy z zakresu prawa budowlanego zawierają wykaz danych, którego zamieszczenie w dokumentacji jest konieczne, nie zawierając równocześnie wymogu ich anonimizacji na etapie postępowania przetargowego w ramach którego dane są udostępniane. Z kolei, zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Potwierdza to także treść przepisu art. 86 RODO, który wskazuje, że dane osobowe zawarte w dokumentach urzędowych, które posiada organ lub podmiot publiczny lub podmiot prywatny w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, mogą zostać przez ten organ lub podmiot ujawnione zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, któremu podlegają ten organ lub podmiot, dla pogodzenia publicznego dostępu do dokumentów urzędowych z prawem do ochrony danych osobowych na mocy niniejszego rozporządzenia.
Z powyższego wynika zatem taki wniosek, że dokumentacja projektowa musi zawierać dane osobowe, ALE równocześnie przepisy WYRAŹNIE NIE określają czy w przypadku konieczności jej upublicznienia należy dokonać ich anonimizacji bądź nie.
PROBLEMEM JEST ZATEM, W NASZEJ OPINII, BRAK JEDNOZNACZNYCH PRZEPISÓW ORAZ POJAWIAJĄCE SIĘ WĄTPLIWOŚCI CZY RODO STOI PONAD I KONIECZNA JEST ANONIMIZACJA TYCH DANYCH OSOBOWYCH.
Z jednej strony mogłoby się zdawać, że anonimizowanie danych osobowych zawartych w dokumentacji przetargowej nie jest konieczne i mogłoby prowadzić do uznania dokumentacji za niezgodną z przepisami Prawa zamówień publicznych. Treść tej ustawy nie wskazuje bowiem na możliwość, czy też konieczność zanonimizowania dokumentów przetargowych, implikując jednocześnie obowiązek ich zamieszczania, co powinno skutkować uznaniem, że ujawnienie dokumentów należy dokonywać w niezmienionej formie. Dokument zanonimizowany może bowiem zostać uznany za inny dokument niż dokument oryginalny. Zanonimizowanie danych w ramach wykonania ustawy o dostępie o informacji publicznej skutkowałoby także pozbawieniem dokumentacji waloru informacyjnego i rzutowałoby na uzasadnioną wątpliwość, czy została ona sporządzona przez kompetentne osoby.
Chyba zatem warto iść po rozum do głowy i uznać, że brak anonimizacji danych których zamieszczenie w dokumentacji jest obowiązkowe nie powinno być uznane za naruszenie ochrony danych osobowych. Z tyłu głowy zapala się jednak czerwona lampka: RODO. Zdaje się zatem, że jeżeli nie doczekamy się jasnych przepisów w tym temacie, konieczne będzie zweryfikowanie, jaka praktyka stosowania przepisów się przyjęła lub być może ten problem doczeka się stanowiska PUODO- co byłoby bardzo wskazane 😊
Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.
