Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wydał niedawno zaskakujące rozstrzygnięcie w zakresie możliwości przechowywania przez potencjalnych pracodawców danych kandydatów do pracy po zakończonym procesie rekrutacyjnym [1]. Tym samym, orzeczenie WSA stoi w kontrze do stanowiska PUODO w tym temacie.

Jakie stanowisko prezentuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych?

W 2018 roku głośnym echem odbiło się stanowisko PUODO zaprezentowane w Poradniku dla pracodawców, w którym organ ten wskazał iż po zakończonej rekrutacji pracodawca powinien niezwłocznie usunąć dane potencjalnych pracowników, których kandydatury zostały negatywnie rozpatrzone. Wyjątkowo dane kandydatów mogą być przechowywane pomimo zakończonej rekrutacji, jeżeli pracodawca ma ku temu podstawę, np. zgodę na przyszłe procesy rekrutacyjne. Według PUODO, taką podstawą nie może być jednakże potencjalne ryzyko wysunięcia roszczeń przez niezatrudnionego kandydata, ponieważ w ocenie organu jest ono przyszłe i niepewne. Tym samym, PUODO zdyskwalifikowało przechowywanie danych po zakończonej rekrutacji na podstawie prawnie uzasadnionego interesu sprowadzającego się do zachowania danych na wypadek obrony przed roszczeniami, np. w sytuacji zarzutu dyskryminacji w zatrudnieniu. Zdaniem PUDODO byłoby to bowiem zbieraniem danych „na zapas”.

Co dokładnie wynika z wyroku WSA?

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych konsekwentnie trzyma się przyjętej w 2018 roku wykładni. Efektem jest wyrok WSA z dnia 4 sierpnia 2022 r. w sprawie o sygnaturze II SA/Wa 542/22, w którym sąd ten zaprezentował zupełnie odmienne od PUODO stanowisko, a tym samym uchylił decyzję organu nadzorczego. Merytorycznym uzasadnieniem takiego rozstrzygnięcia jest to, iż w ocenie WSA, Prezes Urzędu Ochrony danych osobowych niezasadnie udzielił upomnienia pracodawcy który nie usunął danych niezatrudnionej kandydatki do pracy. Według sądu administracyjnego, przechowywanie danych po zakończonej rekrutacji jest uzasadnione zarówno interesem pracodawcy jak i kandydatów do pracy, albowiem w przypadku zarzutu dyskryminacji są one niezbędne do porównania sytuacji osób które złożyły aplikację i zweryfikowania, czy doszło do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Co myślimy?

Wyrok WSA jest nieprawomocny. Trzymamy jednak kciuki, aby rozstrzygnięcie to było ostateczne bądź w przypadku wniesienia skargi do Naczelnego Sądu Administracyjnego, zapadło tożsame stanowisko. Zdecydowanie jest nam bowiem bliżej do stanowiska WSA, a tak de facto w pełni je popieramy 😊 Dlaczego? Ponieważ w naszej ocenie mimo że sprawy dyskryminacyjne nie są częste, to nie są wykluczone, a bez posiadania danych kandydatów do pracy, pracodawca pozostaje niczym żołnierz bez karabinu – nie może wówczas podjąć skutecznej obrony i wykazać, jakimi kryteriami kierował się rozpatrując daną aplikację, co ma kluczowe znaczenie w celu udowodnienia przez pracodawcę iż nie naruszył on zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

[1] treść wyroku jest dostępna pod tym linkiem: https://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/CA1EDD9C9F