Dane dotyczące wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa są danymi, które w niepowołanych rękach mogą wyrządzić duże szkody osobie, której dotyczą. Co do tego nie ma żadnych wątpliwości. W związku z tym zarówno RODO, jak i Kodeks pracy przykładają szczególną wagę do ich ochrony. Czy zatem pracodawca może mieć do nich dostęp? 

I tak i nie 

Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta. W związku z tym na początek niezbędna teoria w pigułce. Zgodnie z RODO dane te mogą być przetwarzane wyłącznie pod nadzorem władz publicznych lub jeżeli przetwarzanie jest dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą. W związku z tym pracodawcy nie pozostaje nic innego jak znać przepis prawa, który pozwala mu na przetwarzanie tych danych. Oczywiście poza tym musi istnieć tez podstawa przetwarzania z art. 6 RODO, czyli np. prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora. 

Gdy zajrzymy do Kodeksu pracy znajdziemy tam wyliczenie danych jakich pracodawca może żądać od pracownika i kandydata do pracy oraz przepis, zgodnie z którym „Pracodawca żąda podania innych danych osobowych (…), gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.” (art. 22^1 Kodeksu pracy).  Jest tam też zła wiadomość dla fanów zbierania zgód, jako niezawodnego sposobu na przeszkodę, jaką może być brak podstawy do przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z Kodeksem pracy, w przypadku danych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa zgoda nie może stanowić podstawy przetwarzania (danych innych niż wprost wymienione w Kodeksie). 

Aby ustalić, czy w konkretnym przypadku pracodawca może przetwarzać te dane, tak jak we wszystkich przypadkach oceny, czy dane osobowe mogą być przetwarzane, trzeba wyjść od tego, jaki ma być cel przetwarzania. Wydaje mi się, że wielu pracodawców pogodziło się już z myślą, że w większości przypadków nie mogą prosić o zaświadczenie o niekaralności od kandydata do pracy, ale problem pojawia się kiedy pracownik nagle zniknie z pracy, po czym okazuje się, że został tymczasowo aresztowany albo skazany na karę pozbawienia wolności. Dlatego też w tym artykule chciałabym się skupić właśnie na tym, czy i jakie dane na temat aresztowania czy skazania pracodawca może przetwarzać. 

Tymczasowe aresztowanie i kara pozbawienia wolności 

O konsekwencjach tymczasowego aresztowania i orzeczenia kary pozbawienia wolności dla stosunku pracy pisałam już na blogu Labor-atorium Prawa Pracy (link). Krótko podsumowując – tymczasowe aresztowanie może doprowadzić do ustania stosunku pracy z mocy prawa, a kara pozbawienia wolności do rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia bez winy pracownika (zainteresowanych tym kiedy dojdzie do rozwiązania stosunku pracy odsyłam do wspomnianego artykułu). W związku z tym konsekwencje są poważne. 

W pierwszym przypadku, tj. tymczasowego aresztowania, dojdzie do ustania stosunku pracy niezależnie do woli pracodawcy i pracownika. Ustalenie terminu, z jakim do tego dojdzie ma duże znaczenie dla pracodawcy przy wystawianiu świadectwa pracy. W drugim przypadku, tj. odbywania kary pozbawienia wolności, pracodawca ma prawo rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 53 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, czyli przepisu mówiącego o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia bez winy pracownika w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy z innych przyczyn niż choroba, trwającej dłużej niż 1 miesiąc. 

Poza tym zarówno czas trwania tymczasowego aresztowania, jak i odbywania kary pozbawienia wolności stanowi usprawiedliwioną nieobecność w pracy, za którą jednak nie przysługuje wynagrodzenie. Ma to swoje konsekwencje w zakresie ubezpieczeń społecznych, ponieważ na pracodawcy ciąży obowiązek wykazania nieobecności ubezpieczonego w raporcie ZUS RSA (tj. imiennym raporcie miesięcznym o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek). Zgodnie ze wzorem takiego raportu, który został określony w Rozporządzeniu z dnia 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (…), oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (można je znaleźć pod tym adresem- link) konieczne jest podanie kodu świadczenia/przerwy (kody znaleźć można w Rozporządzeniu). W związku z przyjętymi kodami (w szczególności mam tu na myśli kod 151 – „okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku” oraz kod 152 – „okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy”) pracodawca musi wiedzieć, czy na pewno nieobecność jest usprawiedliwiona. 

W związku z tym niewątpliwie pracodawca musi mieć informację o tymczasowym aresztowaniu lub odbywaniu przez pracownika kary pozbawienia wolności, żeby prawidłowo wypełnić swoje obowiązki i (w przypadku pozbawienia wolności) realizować swoje uprawnienia. Jej przechowywanie i wykorzystywanie będzie stanowiło przetwarzanie. Tym samym spełniony jest warunek cytowanego we wstępie art. 22^1 Kodeksu pracy, tj. niezbędność do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa 

UWAGA! 

Niezależnie od sytuacji dane osobowe dotyczące wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa powinny zostać ograniczone do absolutnego minimum! Nie należy więc zdecydowanie żądać dokumentów takich jak wyrok skazujący czy inne dokumenty mogące zdradzać więcej informacji niż to konieczne, zwłaszcza jeżeli informacje te dotyczyłyby nie tylko pracownika, ale również osób trzecich. Aby ustalić, że pracownik został pozbawiony wolności i dobywa właśnie karę, a więc jego nieobecność jest usprawiedliwiona nie będzie więc konieczne poznanie np. sygnatury akt sprawy, imienia i nazwiska pokrzywdzonego, czy czynu, za jaki został skazany.