Wielkimi krokami zbliżają się Święta Bożego Narodzenia. Okres przedświąteczny sprawia, że z radością pochłaniają nas czasochłonne przygotowania. Robimy zakupy świąteczne, kupujemy prezenty i… myślimy o najbliższych. Jednak święta to okres, w którym pracodawcy myślą także o swoich pracownikach, szczególnie tych bardziej potrzebujących, czy znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej. W tym celu pracodawca może (a w przypadkach przewidzianych przepisami musi) gromadzić środki finansowe w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w celu zapewnienia wsparcia materialnego uprawnionym do tego pracownikom. Rolą pracodawcy jest także prawidłowa ocena sytuacji socjalnej osoby, która ubiega się o świadczenie lub dofinansowanie z funduszu. Jakie dane może gromadzić w związku z tym pracodawca i czy uzasadnione jest przetwarzanie danych członków rodziny uprawnionego?

Prezenty świąteczne dla pracowników z ZFŚS

Pracodawca może sfinansować m.in. prezenty świąteczne z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych po spełnieniu kryteriów ustalonych na mocy ustawy z dnia z dnia 4 marca 1994 r.  o funduszu świadczeń socjalnych (dalej: „Ustawa”). Środki z funduszu mogą być przeznaczone na działalność socjalną. W rozumieniu Ustawy przez działalność socjalną należy rozumieć m.in. udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej. Aby natomiast przyznanie takich dodatkowych świadczeń (w formie prezentów na święta) było możliwe, musi to jasno wynikać z zapisów regulaminu funduszu. Tam należy wpisać formy i tryb przyznawania prezentów świątecznych pracownikom. Z okazji Świąt w ramach funduszu socjalnego można zatem przyznać świadczenia rzeczowe (np. karty podarunkowe czy paczki świąteczne dla dzieci pracowników), ale też wypłacić świadczenie pieniężne (zapomogi czy premie na święta).

Kryteria „obdarowania” osób uprawnionych

Osobami uprawnionymi w rozumieniu Ustawy są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści będący byłymi pracownikami oraz i ich rodziny a także inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu. Środkami zgromadzonymi w ramach funduszu nie można jednak dysponować na zasadzie „po równo”. Zgodnie bowiem z art. 8 ust. 1 Ustawy: „przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu”. Pracodawca musi zatem kierować się tzw. kryterium socjalnym, aby jednak to uczynić, pracodawca musi uzyskać od osób uprawnionych stosowne dane.

Źródło informacji o sytuacji życiowej uprawnionego oraz jego rodziny

Administratorem danych osobowych potrzebnych w ramach realizacji świadczeń z funduszu jest pracodawca. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z uprawnień wynikających z regulaminu ZFŚS następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może jednakże żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Wiąże się to z szeroko pojętym przetwarzaniem danych osobowych (w tym szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO), m.in. takich jak informacje o stanie zdrowia, które pracodawca ma obowiązek chronić ze szczególną ostrożnością.

Najczęstszym sposobem ustalania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych jest ustalenie dochodu lub przychodu na członka rodziny w gospodarstwie domowym. W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. Powodowałoby to gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania.  

Dodatkowymi kryteriami mogą być także takie okoliczności, które również wpływają na ogólną ocenę sytuacji pracownika, a które wymagają udokumentowania to m.in. choroba lub niepełnosprawność pracownika lub jego członków rodziny, fakt samotnego wychowywania dzieci, czy śmierć pracownika. Wobec czego, nierzadko pracodawcy żądają przedłożenia zaświadczeń lekarskich, oświadczeń o niepełnosprawności czy aktu zgonu.

Należy pamiętać jednak, że najwłaściwszym źródłem informacji jest oświadczenie składne przez osobę uprawnioną. W przypadku wątpliwości co do składanego oświadczenia istnieje możliwość wezwania pracownika do przedstawienia dokumentów (do wglądu) potwierdzających prawdziwość złożonego oświadczania.

Jakie dane osobowe może przetwarzać pracodawca?

Zaznaczyć jednak należy, że przepisy nie precyzują zakresu przetwarzanych danych. Każdy przypadek jest inny i należy podejść do niego indywidualnie.

Tym samym, mogą być to dane osobowe zwykłe np.:

• imię i nazwisko,
• miejsce zamieszkania,
• data urodzenia,
• stopień pokrewieństwa/powinowactwa,
• wysokość dochodu.

Potrzebne informacje mogą stanowić także dane osobowe szczególnej kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, w szczególności dane o stanie zdrowia. Zakres przetwarzanych danych osobowych powinien być zawsze dostosowany do celu ich przetwarzania. Zgodnie z wymienioną już zasadą minimalizacji, dane osobowe powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).

Jak długo przechowywać dane w ramach ZFŚS?

Dane osobowe gromadzone w celu wypłaty świadczeń z funduszu mogą być przechowywane przez okres niezbędny do:

• przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu,
• ustalenia ich wysokości,
• dochodzenia praw lub roszczeń.

Ponadto, pracodawca został zobligowany do dokonywania corocznych przeglądów danych osobowych przetwarzanych w ramach ZFŚS. Dane, co do których zostanie ustalone, że ich dalsze przechowywanie nie jest już niezbędne, powinny zostać niezwłocznie usunięte (art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS).

Pracodawco – pamiętaj o :

• nadaniu upoważnień do przetwarzania danych osobowych osobom, które mają dostęp do danych zbieranych w ramach funkcjonowania funduszu,
• zobowiązaniu pracowników wykonujących zadania związane z funduszem do zachowania danych w tajemnicy,
• udostępnieniu klauzuli informacyjnej wszystkim osobom, których dane są przetwarzane w ramach funduszu,
• zbierania tylko niezbędnych danych,
• corocznego przeglądu danych przetwarzanych w ramach zakładowego funduszu.

Nasz redakcyjny Zespół życzy wszystkim Czytelnikom WESOŁYCH ŚWIĄT!