Monitoring wizyjny od lat stanowi jedno z podstawowych narzędzi pracodawców służących zapewnieniu bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochronie mienia organizacji. Wraz z rozwojem technologii pojawiła się możliwość rejestrowania nie tylko obrazu, ale także dźwięku, co niesie ze sobą nowe wyzwania prawne. Choć takie rozwiązanie może pomóc pracodawcom w zapewnieniu bezpieczeństwa, ochronie tajemnic przedsiębiorstwa czy przeciwdziałaniu niepożądanym zachowaniom, to jednocześnie niesie ze sobą szereg wątpliwości prawnych. Czy pracodawca może legalnie stosować monitoring audiowizualny? Czy nagrywanie dźwięku w miejscu pracy może być zgodne z przepisami RODO i Kodeksu pracy? W tym artykule przyjrzymy się bliżej wymaganiom prawnym związanym z wdrożeniem monitoringu oraz możliwości stosowania monitoringu nagrywającego dźwięk, aby rozwiać najczęściej pojawiające się wątpliwości.

Monitoring wizyjny w miejscu pracy

Zasady stosowania monitoringu wizyjnego przez pracodawców reguluje przede wszystkim Kodeks pracy, a także ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, czyli RODO. W świetle art. 22² § 2 Kodeksu pracy,  jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.

RODO natomiast zobowiązuje pracodawców do spełnienia zasad minimalizacji, proporcjonalności i ograniczenia celu. Pracodawcy powinni unikać gromadzenia danych nadmiarowych i zapewnić, aby monitoring dotyczył tylko miejsc, w których jego zastosowanie jest uzasadnione (np. w strefach wejść czy przy zasobach o strategicznym znaczeniu). Należy zatem pamiętać, że stosowanie monitoringu powinno zawsze być proporcjonalne do potrzeb i odpowiednio uzasadnione.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Dodatkowo, pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wdrożeniu monitoringu, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Jeżeli zaś chodzi o sam sposób poinformowania pracowników o wdrożeniu monitoringu, to następuje to w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez wywieszenie stosownego zarządzenia na tablicy ogłoszeń, rozesłanie e-maili, czy publikację ogłoszenia w intranecie.

Ustawodawca wymaga także, by pomieszczenia i teren monitorowany oznaczone zostały w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Monitoring z funkcją nagrywania dźwięku – czy jest legalny?

Choć monitoring wizyjny jest uznawany za narzędzie pomocne w ochronie bezpieczeństwa, rejestracja dźwięku stanowi osobną, znacznie bardziej problematyczną kwestię. Jak wskazano powyżej, Kodeks pracy w zakresie monitoringu wyraźnie odnosi się do rejestracji obrazu, nie przewidując nagrywania dźwięku. Mając na względzie literalne brzmienie przepisu należy zatem uznać, iż stosowanie monitoringu wizyjnego z nagrywaniem dźwięku jest co do zasady niedopuszczalne.Powyższe potwierdza także stanowisko organu nadzorczego. Prezes UODO wskazuje, że wykorzystywanie przez pracodawcę rejestracji dźwięku może zostać uznane za nadmiarową formę przetwarzania danych osobowych, jednocześnie podkreślając, iż monitoring to środek techniczny umożliwiający rejestrację obrazu. Przepisy o monitoringu nie zezwalają co do zasady na nagrywanie dźwięku towarzyszącego zdarzeniom. Takie uprawnienia posiadają jedynie służby porządkowe i specjalne na podstawie ustaw regulujących ich działalność. Stosowanie kamer rejestrujących również dźwięk może, w przypadkach nieuregulowanych przepisami prawa, zostać uznane za naruszenie prywatności oraz za nadmiarową formę przetwarzania danych, a co za tym idzie wiązać się z odpowiedzialnością nie tylko administracyjną i cywilną, ale również i karną[1]. Podobne stanowisko przyjęła Europejska Rada Ochrony Danych (EROD) wskazując, iż przy wyborze rozwiązań technicznych administrator powinien rozważyć wprowadzenie technologii chroniących prywatność. EROD podnosi także, iż wybrane rozwiązania nie powinny zawierać funkcji, które nie są niezbędne (np. nieograniczone śledzenie ruchów kamery, możliwość przybliżenia, transmisja radiowa, analiza i nagrania dźwiękowe). Zdaniem EOD funkcje, które nie są niezbędne, należy dezaktywować[2].

Pracodawcy zatem mogą stosować monitoring wizyjny, ale dodanie funkcji nagrywania dźwięku w większości przypadków jest uznawane za naruszenie zasad proporcjonalności i minimalizacji danych – stanowi nadmierną ingerencję w prywatność, której nie można uzasadnić wyłącznie kwestią bezpieczeństwa. Z tego względu pracodawcy powinni rozważać alternatywne środki kontroli, które nie wymagają nagrywania dźwięku.

Zgoda pracownika na nagrywanie dźwięku – czy coś zmienia?

Zgoda w relacji pracownik-pracodawca jest z reguły uznawana za trudną do wyegzekwowania z powodu nierówności stron – relacja zależności może prowadzić do sytuacji, w której zgoda nie jest udzielona w sposób w pełni dobrowolny. RODO wymaga, aby zgoda była wyrażona dobrowolnie, świadomie, jednoznacznie i była możliwa do wycofania w każdej chwili bez konsekwencji dla pracownika.

W praktyce oznacza to, że wprowadzenie monitoringu z funkcją nagrywania dźwięku nie może opierać się wyłącznie na zgodzie pracowników. Pracodawca powinien przede wszystkim wykazać, że monitoring audio jest rzeczywiście niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego celu, i zastosować go tylko tam, gdzie inne, mniej inwazyjne środki byłyby niewystarczające. W przeciwnym razie ryzykuje naruszenie prywatności i odpowiedzialność za niewłaściwe przetwarzanie danych.

Ni widu, ni słychu? Gdzie kończy się granica monitoringu?

Stosowanie monitoringu wizyjnego z funkcją nagrywania dźwięku w miejscu pracy to kwestia, która wymaga przemyślenia i dokładnego zrozumienia obowiązujących przepisów prawa. Pracodawcy, którzy rozważają wdrożenie takich rozwiązań, powinni zdawać sobie sprawę z licznych ograniczeń i ryzyk, które wiążą się z ingerencją w prywatność pracowników. Podstawa prawna dla monitoringu wizyjnego jest jasna, ale rejestracja dźwięku stanowi naruszenie standardów ochrony danych osobowych. Wprowadzenie systemu monitoringu audiowizualnego wymagałoby zatem nie tylko uzasadnienia, ale i kompleksowego podejścia, które uwzględnia prywatność i komfort pracowników, zgodnie z wytycznymi RODO i stanowiskami organów nadzorczych.

Pracodawcy powinni przede wszystkim stawiać na rozwiązania proporcjonalne i nieinwazyjne, a także rozważać alternatywne sposoby ochrony swoich interesów – tak, aby zachować równowagę między bezpieczeństwem organizacji, a poszanowaniem prywatności pracowników.

[1] Wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące wykorzystywania monitoringu wizyjnego, s.26).

[2] Wytyczne EROD 3/2019 w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo.