Pytanie postawione powyżej to bolączka wielu pracodawców. Pojawia się ono  w szczególności w sytuacji, gdy zebrany przez pracodawcę zakres danych jest zbyt szeroki z uwagi na samą inicjatywę kandydata do pracy. Coraz bardziej świadomym przedsiębiorcom zapala się wówczas czerwona lampka, sygnalizująca że takie przypadki prowadzą do naruszenia zasady minimalizacji wynikającej z RODO. Co może zatem zrobić pracodawca w sytuacji, gdy osoba aplikująca z własnej woli przekaże szerszy zakres danych niż jest to niezbędne dla prawidłowego przeprowadzenia rekrutacji?

Lepiej zapobiegać, niż leczyć

Standardowy zakres danych, jaki pracodawca może zebrać w celach prowadzonej przez siebie rekrutacji jest określony przepisami prawa. Dla przypomnienia, standardowo, są to następujące informacje:

• imię (imiona) i nazwisko;
• data urodzenia;
• dane kontaktowe wskazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie;
• wykształcenie;
• kwalifikacje zawodowe;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia[1].

Podkreślenia wymaga, iż  3 ostatnie informacje należy podać w zakresie, w jakim jest to niezbędne do ustalenia możliwości wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.[2] Dla przykładu: informatyk starający się o zatrudnienie zgodnie ze swoją profesją w firmie IT, powinien wskazać informacje o ukończonych studiach czy kursach z zakresu IT oraz o swoim doświadczeniu w branży IT.

Tym samym, w myśl zasady, iż lepiej jest zapobiegać niż leczyć, wskazane aby w ogłoszeniu o pracę zostało wyraźnie wskazane, jakie konkretne informacje powinny znaleźć się w CV czy liście motywacyjnym. Takie rozwiązanie (co najmniej) minimalizuje ryzyko podania przez kandydata danych zbędnych, a w wielu przypadkach wręcz rozwiązuje ten problem.

Co jeżeli jednak kandydat do pracy poda szerszy zakres danych?

Nawet jeżeli pracodawca określi, jakich danych wymaga, to nie jest wykluczone iż kandydat do pracy mimo to postanowi podzielić się szerszymi informacjami na swój temat. I jak różne mogą być to dane, tak w mojej ocenie, różnie może klarować się odpowiedź, co należy zrobić w takiej sytuacji.

Załóżmy na przykład, że kandydat podzieli się – z własnej inicjatywy – informacjami dotyczącymi jego kwalifikacji zawodowych, niemniej niemających znaczenia dla stanowiska na które aplikuje. W takiej sytuacji można by przyjąć, że kandydat, uświadomiony co do zakresu danych jakich wymaga pracodawca, z własnej woli dzieli się takimi informacjami na podstawie swojej zgody wyrażonej poprzez swoje działanie (dla przypomnienia: RODO dopuszcza możliwość udzielenia zgody nie tylko poprzez oświadczenie, ale także działanie osoby której dane dotyczą). Pytanie jednak, czy tutaj nie „ucierpi” zasada minimalizacji danych? Delikatnie z pewnością, albowiem nie jest to dana niezbędna dla procesu rekrutacyjnego, aczkolwiek biorąc pod uwagę rodzaj tej informacji – może być ona dodatkowym, pozytywnym aspektem oceny profilu kandydata.

Sytuacja może zupełnie inaczej klarować się w przypadku danych wrażliwych, na przykład informacji o niekaralności. W tym aspekcie po pierwsze wymaga zaakcentowania to, iż zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych wrażliwych wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Jeżeli jednak informacje te nie mają znaczenia dla oceny możliwości zatrudnienia na konkretnym stanowisku, to ich posiadanie należy uznać za nadmiarowe i powinny one zostać niezwłocznie usunięte.

Analizując temat trafiłam także na ciekawe stanowisko, iż w przypadku gdy w CV zawarte są dane niezbędne, jak i dane zbędne, to te drugie należy zanonimizować. Z całą pewnością jest to ciekawy punkt widzenia.

Z dużą dozą ciekawości czekamy także na nowy poradnik Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych[3], który być może pochyli się nad powyższym zagadnieniem. Nie ulega wątpliwości, iż poruszenie takiego zagadnienia przez organ nadzorczy mogłoby doprowadzić do wyklarowania się jednolitego rozwiązania w poruszonym temacie, w tym dobrej praktyki zgodnej z RODO.

[1] art. 22 [1] § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy

[2] art. 22 [1] § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy

[3] Według informacji opublikowanych w social mediach, PUODO ma opracować nowy poradnik