Przepisy, w szczególności z zakresu prawa pracy, zdaje się że obecnie nie nadążają za dynamicznie zmieniającą się rzeczywistością. Kodeks pracy nie zawiera uregulowań, które określałyby zasady korzystania przez pracowników z portali społecznościowych. Dotyczy to także dzielenia się na takich portalach przez osoby zatrudnione informacjami o pracodawcy lub wykonywanej pracy, promocji firmy w social mediach czy kontroli inicjowanej przez pracodawcę w celu weryfikacji treści udostępnianych przez pracowników w sieci. Czy zatem pracodawcy mają związane w tej kwestii ręce? Otóż, w naszej ocenie, brak ustawowej regulacji nie oznacza, że pracodawca nie może w żaden sposób wykorzystywać aktywności pracowników w kanałach społecznościowych.

W dzisiejszym wpisie pochylimy się nad dwiema zasadniczymi od strony pracodawcy kwestiami:

• aktywnością pracowników w mediach społecznościowych i kontrolą pracodawcy publikowanych przez pracowników treści;
• wykorzystania i oznaczania prywatnych profili pracowników w social mediach prowadzonych przez pracodawców.

Aktywność pracowników w mediach społecznościowych pod okiem pracodawcy

Coraz częściej zdarza się, że  pracodawcy wyciągają negatywne konsekwencje wobec pracowników w związku z opublikowanymi przez nich treściami w Internecie. Czy takie działanie pracodawcy jest legalne? Czy stanowi ono monitoring? Czy pracownik może skutecznie sprzeciwić się wobec przetwarzania w ten sposób przez pracodawcę danych osobowych?

Powyższa kwestia została rozstrzygnięta wyrokiem WSA w Warszawie z 5 sierpnia 2022 r. (II SA/Wa 190/22), w którym sąd nie zgodził się z decyzją Prezesa UODO. Sprawa dotyczyła skargi pracownicy, na którą została nałożona kara porządkowa przez pracodawcę za treści publikowane przez nią na portalach społecznościowych. W tej sprawie pracodawca wraz z organizacjami związkowymi zawarł porozumienie w przedmiocie zwolnienia grupowego, w którym określono kryteria doboru osób do zwolnienia. Jednym z takich kryteriów było „naruszanie Polityki Medialnej lub używanie mowy nienawiści; zamieszczanie w Internecie obraźliwych komentarzy mających prowokować inne osoby do kłótni lub znacząco obniżać samoocenę osoby obrażanej, okazywanie niechęci w stosunku do danych osób czy grup społecznych; wszelkie formy uderzenia w kogoś słowem, grafiką czy filmem; zachowanie przekraczające granice dozwolonej krytyki; tzw. hejt„. W celu wykonania porozumienia w zakresie weryfikacji kryteriów doboru do zwolnienia grupowego pracodawca wprowadził „Instrukcję weryfikacji przestrzegania Polityki Medialnej i hejtu”. Na tej podstawie sprawdzeniu pod kątem przestrzegania obowiązującej u pracodawcy Polityki Medialnej oraz używania mowy nienawiści objęci zostali wszyscy pracownicy i ich działania z ostatnich 36 miesięcy. W ramach weryfikacji, przeglądowi podlegały aktywności pracowników w Internecie podane do publicznej wiadomości, m.in. informacje umieszczane na ogólnodostępnych forach internetowych, które ujawniały m.in. poglądy polityczne oraz światopoglądowe. Jedna z pracownic, na którą została nałożona kara porządkowa za opublikowane treści na które pracodawca trafił w ramach wyżej opisanej weryfikacji, złożyła sprzeciw wobec przetwarzania tych danych przez pracodawcę.

W toku postępowania Prezes UODO wydał decyzję stwierdzającą nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych, nakazując usunięcie danych osobowych pracownicy w zakresie danych dotyczących jej aktywności w mediach społecznościowych (tj. informacji o wpisach, ich treści oraz udostępnionych postów, które ujawniały jej poglądy polityczne, światopoglądowe oraz przekonania). W ocenie Prezesa UODO m.in.:

• pozyskanie przez pracodawcę informacji dot. aktywność pracownicy  w mediach społecznościowych nie znajduje oparcia w żadnej z podstaw wskazanych w RODO, które legalizują możliwość przetwarzania danych (tj. w  art. 6 ust. 1 oraz art. 9 ust. 1);
• co do zasady, niedopuszczalne jest gromadzenie przez pracodawców informacji zamieszczanych przez pracowników w mediach społecznościowych. Nie uzasadnia ich pozyskiwania również potrzeba wykonania porozumienia w sprawie zwolnienia grupowego, czy nałożenie kary porządkowej;
• pracodawca nie jest uprawniony do pozyskiwania bez zgody pracownika informacji dotyczących jego życia prywatnego. Portale internetowe w znacznym stopniu przyczyniają się do poprawy publicznego dostępu do wiadomości i informacji o użytkownikach oraz ogólnie do ułatwienia przekazywania informacji. Jednakże łatwość dostępu do informacji o osobie nie oznacza, że działanie takie jest zgodne z prawem.

Ponadto, Prezes UODO odwołał się także do opinii na temat przetwarzania danych w miejscu pracy wydanej przez Grupę Roboczą Art. 29, która podkreśliła, że pracodawcy nie powinni zakładać, iż tylko dlatego, że profil społecznościowy danej osoby jest publicznie dostępny, mogą oni przetwarzać jej dane do własnych celów.

Niemniej jednak Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił powyższą decyzję Prezesa UODO.

• W ocenie WSA, Prezes UODO pominął zasadnicza kwestię- jakie treści publikuje pracownik oraz, czy mogą one stanowić naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych;
• Według WSA  dopuszczalne jest przetwarzanie przez pracodawców danych osobowych w ramach publikowanych przez pracowników informacji w portalach społecznościowych, o ile rzutuje to na realizację obowiązków pracownika, w szczególności dbałości o dobro zakładu pracy, ochronę mienia, zachowania w tajemnicy informacji niejawnych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa oraz przestrzegania zasad współżycia społecznego. Powyższe obowiązki pracownicy mają obowiązek przestrzegać także w czasie prywatnym, w tym w ramach aktywności w social mediach.
• Jako podstawę prawną przetwarzania tych danych osobowych WSA wskazuje prawnie uzasadniony interes pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w zakresie danych szczególnej kategorii art. 9 ust. 2 lit. e RODO (przetwarzanie dotyczy danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dane dotyczą).

Orzeczenie nie jest jeszcze prawomocne. Niemniej jednak pokazuje, w którym kierunku w ramach omawianego tematu zmierza stanowisko sądów.

Kontrola aktywności pracowników w mediach społecznościowych – o czym musi pamiętać pracodawca?

Przyjmując dopuszczalność przetwarzania informacji publikowanych przez pracowników w mediach społecznościowych, zgodnie z orzeczeniem WSA, pracodawca musi mieć na względzie nie tylko istnienie podstawy prawnej przetwarzania. Konieczne jest odpowiednie ujęcie przedmiotowej kwestii także w treści w informacji o przetwarzaniu danych osobowych (tzw. obowiązku informacyjnym).

Oparcie przetwarzania informacji dot. aktywności w mediach społecznościowych pracowników na prawie uzasadnionym interesie pracodawcy implikuje przeprowadzenie testu proporcjonalności, w szczególności z uwzględnieniem faktu, czy istnieją inne rozwiązania pozwalające na ochronę interesów pracodawcy, które w mniej ingerujący sposób wkraczają w prywatność.

Do rozstrzygnięcia pozostaje jeszcze kwestia uznania przedmiotowej weryfikacji jako monitoringu uregulowanego w kodeksie pracy. Kwalifikacja taka, zależy od tego, jak jest prowadzona weryfikacja przez pracodawcę:

• Jeżeli  weryfikacja nie polega na stałym nadzorze nad aktywnością pracownika w sieci, ma ona natomiast charakter doraźny i incydentalny, przepisy dot. monitoringu zawarte w kodeksie pracy, nie znajdują w takim przypadku zastosowania.
• W okolicznościach, gdy pracodawca prowadzi stały nadzór nad aktywnością pracowników w sieci należy uznać, że takie działanie mieści się w definicji monitoringu. Na marginesie warto jednak zaznaczyć, iż taki stały nadzór może stanowić naruszenie prawa pracownika do poszanowania jego prywatności.

Możliwość wykorzystania i oznaczania prywatnych profili pracowników w social mediach prowadzonych przez pracodawców

Coraz częściej pracodawcy publikując na prowadzonych przez siebie profilach, czy to treści związane z reklamą czy też informacje „z życia firmy”, oznaczają publikacje z odesłaniem do prywatnych profili pracowników. Czy to działanie jest zgodnie z RODO?

O ile samo incydentalne, doraźne śledzenie aktywności pracownikach w portalach społecznościowych uznać można, na tle wyżej zaprezentowanego orzeczenia WSA, za dopuszczalne, o tyle wykorzystanie prywatnych profili pracowników do celów związanych z szeroko rozumianą pracą przez pracodawcę, w naszej ocenie nie może znaleźć swojego oparcia w uzasadnionym interesie pracodawcy.

Profil pracownika na portalach społecznościowych to przede wszystkim sfera należąca do jego życia prywatnego. Bez zgody osoby zatrudnionej, pracodawca nie powinien wykorzystywać (nawet chociażby poprzez oznaczanie) jej prywatnego konta w social mediach. W naszej ocenie, konieczne jest odebranie zgody od pracownika – analogicznie jak jest to potrzebne (co do zasady)  w sytuacji publikacji wizerunku pracownika i jego wykorzystania w celach związanych z pracą.

Oczywiście, w przypadku, gdy to pracownik podejmie z własnej inicjatywy działanie związane z oznaczeniem swojego profilu przy danych treściach publikowanych przez pracodawcę, uznać można to za udzielenie zgody. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że w takim przypadku zgoda została udzielona na tę konkretną publikację i nie może z niej wywnioskować możliwości oznaczania pracownika przy innych treściach.