Kwestia wzajemnych relacji między jednostkami medycyny pracy, a pracodawcą i w konsekwencji kwestia, czy dane osobowe między tymi dwoma podmiotami powinny być udostępniane czy powierzone medycynie pracy do przetwarzania doczekały się dwóch odmiennych stanowisk oraz praktyki. Mając to na uwadze podjęliśmy się próby analizy stosownych przepisów i wyciągnęliśmy własne wnioski w tej mierze, które pozwoliły nam opowiedzieć się za jednym ze stanowisk, które przedstawiamy poniżej.

Na wstępie należy wskazać, że zgodnie z przepisem art. 12 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (dalej zwanej: „u.s.m.”) badania wstępne, okresowe i kontrolne pracowników oraz inne świadczenia zdrowotne są wykonywane na podstawie pisemnej umowy zawieranej między pracodawcą, a podstawową jednostką służby medycyny pracy, która m.in. określa strony umowy oraz osoby objęte świadczeniami z tytułu umowy, zakres opieki zdrowotnej, warunki i sposób udzielania świadczeń zdrowotnych. Ustawa ta jednak nie wskazuje bezpośrednio na status ww. podmiotów we wzajemnych relacjach w zakresie ochrony danych osobowych.

Nie budzi wątpliwości, że pracodawca jest administratorem danych osobowych swoich pracowników m.in. w zakresie wykonywania ciążących na nim obowiązków. I tak zgodnie z art. 229 § 4 Kodeku pracy pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy  opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. Wzór skierowania na badania wystawiany przez pracodawcę stanowi załącznik 3a do rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy. Skierowanie zawiera imię i nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, stanowisko lub stanowiska pracy na których będzie pracowała lub pracuje osoba skierowana na badania oraz warunki pracy występujące na tym stanowisku/stanowiskach. Pracodawca jest zobowiązany przechowywać w aktach osobowych orzeczenia lekarskie wydane na postawie przeprowadzonych badań lekarskich.

Natomiast zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. a – c u.s.m, służba medycyny pracy jest właściwa do realizowania zadań z zakresu sprawowania profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracującymi, w szczególności przez wykonywanie badań wstępnych, okresowych i kontrolnych przewidzianych w Kodeksie pracy, orzecznictwo lekarskie do celów przewidzianych w Kodeksie pracy i w przepisach wydanych na jego podstawie, ocenę możliwości wykonywania pracy uwzględniającą stan zdrowia i zagrożenia występujące w miejscu pracy. Służby medycyny pracy prowadzi dokumentację medyczną osób objętych zakresem jej działania (art. 11 ust. 1 ww. u.s.m.). Warto tutaj zauważyć, że obowiązek ten wynika też z innych, ogólnych regulacji, w tym z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, zgodnie z którym w celu realizacji prawa pacjenta do dostępu w zakresie dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych (m.in. jednostka służby medycyny pracy) jest obowiązany prowadzić, przechowywać i udostępniać dokumentację medyczną na zasadach określonych w tej ustawie oraz zapewnić ochronę danych w niej zawartych.

Zgodnie z art. 11 ust. 3 u.s.m dane zawarte w dokumentacji medycznej oraz dane zawarte w dokumentacji badań i orzeczeń psychologicznych są objęte tajemnicą zawodową i służbową. Dane te mogą być udostępniane wyłącznie osobom wyznaczonym przez kierownika wojewódzkiego ośrodka medycyny pracy, uprawnionym do kontroli, jednostkom badawczo-rozwojowym i jednostkom organizacyjnym uczelni medycznych prowadzącym działalność w dziedzinie medycyny pracy oraz podmiotom uprawnionym do udostępniania im dokumentacji medycznej na podstawie odrębnych przepisów i na zasadach określonych w tych przepisach. Tymi odrębnymi przepisami są przede wszystkim unormowania ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Prawa Pacjenta, i tak np. stosownie do art. 26 ust. 1 tej ustawy podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, w tym jednostki służby medycyny pracy, udostępnia dokumentację medyczną pacjentowi, przedstawicielowi ustawowemu bądź osobie upoważnionej przez pacjenta. Przepis ust. 3 ww. przepisu określa natomiast katalog innych podmiotów i instytucji państwowych, którym podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną pacjenta oraz zakres w jakim mogą być udostępnione np. w zw. z prowadzoną kontrolą lub postępowaniem.

Tajemnicą zawodową objęte są wszelkie informacje i dane o pacjencie, które zostały pozyskane przez osobę fizyczną wykonującą zawód medyczny przy udzielaniu mu świadczenia zdrowotnego. Wynika to zwłaszcza z art. 14 ust. 1 ustawy o prawach pacjentach i Rzeczniku Praw Pacjenta, zgodnie z którym w celu realizacji prawa pacjenta do tajemnicy informacji z nim zawiązanych osoby wykonujące zawód medyczny są obowiązane zachować w tajemnicy informacje związane z pacjentem, w szczególności ze stanem zdrowia pacjenta. Oprócz powyższego w zakres tej tajemnicy wchodzą m.in. dane osobowe pacjenta, jego status społeczny, rodzinny i majątkowy.

Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta w art. 25 określa też podstawowe informacje, jakie powinna zawierać każda dokumentacja, w tym ta prowadzona przez jednostki służby medycyny pracy. Dokumentacja medyczna zawiera co najmniej oznaczenie pacjenta, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, w tym nazwisko i imię (imiona), datę urodzenia, oznaczenie płci, adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, jeżeli został nadany, a w przypadku osób, które nie mają nadanego numeru PESEL – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość. Ponadto dokumentacja zawiera oznaczenie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych ze wskazaniem komórki organizacyjnej, w której udzielono świadczeń zdrowotnych, opis stanu zdrowia pacjenta lub udzielonych mu świadczeń zdrowotnych, a także datę sporządzenia.

Również rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 29 lipca 2010 r. w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej służby medycyny pracy, sposobu jej prowadzenia i przechowywania oraz wzorów stosowanych dokumentów zawiera istotne regulacje, które są pomocne w zakresie ustalenia wzajemnych relacji między pracodawcą, a jednostkami medycyny pracy, a mianowicie:

• Dokumentacja medyczna jest własnością podmiotów obowiązanych do jej prowadzenia. Jeżeli zadania z zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracującym przejmuje inna jednostka służby medycyny pracy, indywidualną dokumentację medyczną osoby objętej opieką przekazuje się tej jednostce za pokwitowaniem w sposób zapewniający ochronę danych osobowych. W przypadku zakończenia działalności przez podstawową jednostkę służby medycyny pracy dokumentacja medyczna tej jednostki jest przekazywana do właściwego terytorialnie wojewódzkiego ośrodka medycyny pracy (§ 10).

• Dokumentacja medyczna jest przechowywana przez jednostkę służby medycyny pracy, która ją prowadzi. Dokumentację medyczną przechowuje się w warunkach zapewniających ochronę danych w niej zawartych oraz zabezpieczających przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, a także umożliwiających jej wykorzystanie bez zbędnej zwłoki (§ 11).

• Okres przechowywania dokumentacji medycznej służby medycyny pracy wynosi 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, a w odniesieniu do pracowników zawodowo narażonych na czynniki rakotwórcze, mutagenne oraz biologiczne 3 lub 4 grupy zagrożenia, które mogą być przyczyną choroby, o której mowa w przepisach wydawanych na podstawie art. 222(1) § 3 Kodeksu pracy – 40 lat po ustaniu narażenia (§ 12).

Mając na uwadze ww. przepisy, należy stwierdzić, że jednostka medycyny pracy nie powinna być traktowana jako podmiot przetwarzający dane osobowe pracowników danego pracodawcy, a jako oddzielny administrator, który posiada własne cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Podstawą przetwarzania danych osobowych przez jednostki medycyny pracy nie jest więc  pisemna umowa zawarta z pracodawcą na podstawie  art. 12 u.s.m. (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a  obowiązki prawne wynikające z ww. przepisów (art. 9 ust. 2 lit. b i h w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. c w zw. z art. 6 ust. 1 lit. d RODO). Ponadto mając powyższą regulację na względzie oraz kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych wynikające z przepisów RODO to należy wskazać, że gdyby uznać pracodawcę za wyłącznego administratora w stosunkach z jednostkami medycyny pracy, to nie mógłby on w pełni skorzystać ze swoich praw w szczególności w zakresie prawa do kontroli, żądania usunięcia danych lub ich zwrotu po zakończeniu obowiązywania umowy. Żaden przepis nie zezwala pracodawcy również na dostęp do innych danych zawartych w dokumentach medycyny pracy niż te, które znajdują się w skierowaniu na badania i orzeczeniu lekarskim wydanym na podstawie przeprowadzonych badań.

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa  oraz ma charakter wyłącznie  informacyjny. Stanowi  wyraz poglądów jego  autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.